通过流程管理提高采购物料入库的效率

将流程分解为流程活动，是为了更加全面地展示并理解流程执行的全过程，从而更加容易发现隐藏在流程中的细节问题。  

　　生产订单管理会议中，生产部门抱怨采购物料不及时，生产过程中经常会出现待料的危急。采购部门马上回应：采购订单都是按ERP系统的建议并结合生产实际情况下达的，而且供应商的交货时间也没有延误，问题不应该出现在采购，可能物料停留在仓库。  
R>　　仓库部门负责人却说，最近订单比较多，工作量比较大，人手不足。一方面生产订单领料工作比较频繁，另一方面供应商送货办理入库的工作量也明显增加，最近一段时间仓管员大部分时间在办理供应商物料的入库工作，而且经常要加班。  

　　会议讨论中，采购员按ERP的建议并结合公司的实际情况下达采购订单没有错；仓管员经常加班，工作已经非常辛苦；然而，生产又确实出现待料的危机，生产部门的抱怨也并非无病呻吟。从表面上看，目前解决问题最快的途径是增加仓库部门的人手，然而在企业的日常管理中增加职员编制都是十分困难和棘手的问题。  

　　此时，通过流程管理来提高采购物料入库的效率不失为一个好的解决方案。面对市场等外部环境的快速变化，中小制造企业如何选择一个好的、吻合企业背景的流程改进方法，来快速调整、优化或改进并实施这些流程以适应外部环境变化的需求，将显得尤为重要。  

　　被称为“动作研究之父”的吉尔布雷思(Gilbreth)在观察建筑工人砌砖动作后，将砌砖的过程分解为18个动作进行研究，最后将18个动作合并成4.5个动作，在当时创造了建筑工人砌砖速度每小时350块的奇迹，同时也为工业工程管理的进一步发展和研究奠定了基础。  

　　在流程优化改进的过程中，可以借鉴动作研究的方法来将流程活动进行分解与分析，再将流程活动进行删除、合并、重新组合以及简化，从而缩短流程的运行周期并提高流程执行的速度。这种流程改进的方法共分为四个步骤（图1所示），即观察并记录流程活动、分析记录的流程活动、设计新流程、模拟并实施新流程。  

　　本文将以某机械制造厂的采购物料入库流程作为分析的载体，结合流程活动分解的流程改进方法的四个步骤，对采购物料入库流程进行活动分解记录、分解过程的分析、流程的重新设计、会议室模拟以及实施改进，从而说明流程活动分解如何应用在流程改进的过程中。  

　　观察并记录流程  

　　图2所示的采购物料入库流程示意图，清楚地表现了一个复杂的物料从供应商转交给仓库、并由仓库移交至质检的过程。从流程图的特点来看，就是要用简洁的语言来表达复杂流程执行的逻辑关系。流程图对于文字要求简洁明朗的特性，决定了流程图不可能使用过多的言语来描述或表达流程执行过程中的一些细节，虽然方便了中层管理人员对于流程的阅读，却最终造成基层职员在执行流程时的困难甚至困惑。  

　　粗略一看图1所示的采购物料入库流程层次关系似乎非常清楚，仓管员在流程中要跟踪和执行的七个步骤好像也很容易。然而，当观察并记录仓管员在办理某机械加工件入库的过程时，才发现采购入库流程要完成的活动并非表面上看到的那么简单，流程的每一个步骤又由若干个活动组成。  

　　从记录采购物料入库流程活动分解的表1可以知道，流程的七个步骤又被分解为22个主要的流程活动，在这些活动中需要涉及的人和事物具有相当大的跨度，按照流程的执行顺序分别有供应商、ERP系统、采购员、物料卡、铜丝、叉车、报检单以及质检等。接触完所有这些人和事之后，并完成记录表中的22个活动，这样物料的入库流程才算执行完成。  

　　在观察和记录流程步骤的活动分解时，一要清楚地记录分解完成的活动，同时还包括要接触的人和物；二要记录活动分解执行过程中的物理距离以及每一个步骤需要的时间；同时要对流程活动进行分类。在表1中，将流程活动分成了5种类型：操作、移动、延迟、检查和储存等，为了方便交流，分别使用5种符号来与这5种类型的操作一一对应。  
流程活动分解与分析  

　　将流程分解为流程活动，是为了更加全面地展示并理解流程执行的全过程，从而更加容易发现隐藏在流程中的细节问题。而分析流程活动则是为了找出流程执行过程中活动与活动之间的相互规律、以及执行过程的优缺点，包括流程执行周期长和周期知的活动、效率高和执行效率低的步骤，并将这些数据作为流程的改进和优化决策的依据。